档案自助查询系统使用说明
发布时间:2016-11-17 发布机构:郑州市档案局
档案自助查询系统使用说明
地址:
郑州市档案馆1楼查询大厅
开放时间:
工作日
简介:

1、档案查询者拿本人身份证到档案查询窗口进行身份验证,身份验证成功后白色IC卡到自助查询系统处,将卡放在认证读码器上进行开机认证,待查询结束后拿白色IC卡换取本人身份证; 

2、双击“IC卡阅读”软件的图标,当听到“嘀“的一声后表示认证成功,并直接进入“数字档案利用平台”系统,进行档案查阅;

3、数字档案查询的方法

点击“档案查询”菜单就可以进行数字档案的查询,目前系统有三种方法进行档案查询:

1)系统左侧显示的“档案查阅”信息栏,是对档案数据的列表显示,可以对对“文书档案”、“科技档案”、“专门档案”、“图书资料”、“政府信息公开”等内容直接进行查询;

2)如果要对数字档案进行跨库检索,可以通过系统中的“关键字”标题栏,输入档案标题的关键字进行查询;

3)如果要对数字档案进行全文检索,可以通过系统中的“关键词”标题栏,输入档案的主题词进行查询; 

4、当查询者检索到相关的档案信息时,如果是单个文件,直接双击软件上方的“电子借阅申请单”项,填写电子档案借阅申请单;如果是卷内文件,先单击“查看卷内文件”项打开卷内文件,然后查看卷内文件具体条目,进行的具体的条目查询,当检索到具体文档时,再填写电子档案借阅申请单; 

在填写“电子档案借阅申请单”时,系统已经自动生成了借阅者的姓名、时间等具体信息,档案查阅者只要且必须填写“简要说明”和“借阅时间”两顶内容即可。申请单填写完成后,点击“提交”菜单,将所查阅的档案条目发送到终端由档案管理员对档案进行全文审核。

若想选取多顶档案信息时,按住Shift键后用鼠标选取多项内容,进行一次性多个文件的提交审核工作。

5、审核通过后,查阅者在系统的现有页面下刷新页面,在“待办事宜”窗口下的“可查看”项会出现审核通过的档案数量,可以点击具体的数字进行逐条信息显示或显示全部进行条目;

6、进入“电子档案借阅”页面,单击选中一条档案信息条目后,单击“原文列表”,进行“原文列表”页面,单击“查看”项,就可以看到所查询的档案原文。如果本人需要打印档案信息,到档案查询终端填写“郑州市档案馆复制档案申请表”提出打印申请。

注:由于档案使用的保密规定,对于查阅者,“档案自助查阅系统”只开放数字档案的条目。